Employé mi-temps au secrétariat administratif de la Fédération (H/F)

Type de métier: 

  • Employé administratif

Régions / Communes: 

  • Province de Namur

Sens de la fonction :

La fonction de secrétariat est la "porte d’entrée" et la "plaque tournante" de la Fédération.

Il importe donc que la personne occupant cette fonction soit :

  • accueillante et attentive aux demandes de tous les interlocuteurs 
  • discrète, précise et sécurisante par rapport aux informations/demandes à transmettre 
  • vigilante quant aux informations et aux demandes urgentes à relayer

Missions principales :

1. Assurer le secrétariat de la Fédération 

2. Assurer la communication avec les services membres ou les tiers via :

  • la permanence téléphonique 
  • les suivis de courriers électroniques/papiers

Etre attentif à la transmission de l’information et des demandes reçues vers les personnes concernées

3. Assurer l’accueil de toute personne se présentant au bureau 

4. Veiller à la bonne organisation logistique de la Fédération

5. Assurer le rapport de réunions internes à la demande de la Secrétaire générale 

6. Travailler en équipe

Domaines de responsabilité et tâches principales :

1. Assurer le secrétariat de la Fédération 

  • Editer (dactylographie + mise en page) les convocations, les documents préparatoires, les PowerPoint, les rapports et tableaux de suivis des réunions
  • Editer les courriers sortants et réceptionner les courriers entrants (fax, courriels, envois postaux), les imprimer et les diffuser en veillant à l’urgence
  • Editer les dossiers, les documents d’information et de consultation adressés aux services membres. En assurer le suivi et éventuellement la compilation en veillant  au respect des délais
  • Editer les rapports d’activités de la Fédération et le cadastre du personnel et de l’activité des services membres 
  • Tenir à jour les banques de données de la Fédération et du secteur 
  • Gérer le classement, l’archivage et la sauvegarde des documents pour l’équipe de la Fédération 
  • Envoyer les brochures de l’ASsAF

2. Assurer la communication avec les services membres et les tiers

  • Assurer la permanence téléphonique de la Fédération :
    • en accueillant les personnes appelantes 
    • en enregistrant leurs demandes avec précision 
    • en relevant le répondeur téléphonique
       
  • Transférer les appels vers la/les personne(s) adéquate(s) ou assurer la transmission écrite des informations reçues ou des demandes formulées vers les personnes absentes en veillant à attirer l’attention sur l’urgence éventuelle 
  • Fournir les informations utiles sur le fonctionnement de la Fédération et répondre aux demandes de renseignements simples à propos des consultations de la Fédération

3. Assurer l’accueil de toute personne se présentant au bureau

  • Recevoir toute personne se présentant au bureau, l’orienter vers la/les personne(s) adéquate(s) ou fournir les informations utiles sur l’organisation de la Fédération 
  • Prendre note des messages et les transmettre aux personne(s) concernées

4. Veiller à la bonne organisation logistique de la Fédération

  • Veiller à la fonctionnalité de la logistique des locaux, des fournitures et du ravitaillement  (cuisine, secrétariat, équipements…) 

5. Travailler en équipe

  • Apporter sa collaboration et travailler sous la supervision des : secrétaire générale, conseillère adjointe à la direction et conseillère juridique 
  • Travailler en complémentarité avec l’employée chargée du secrétariat 
  • S’inscrire dans la chaîne de travail administrative de la Fédération 
  • Participer aux réunions d’équipe

Exigences :

1. Répondre aux conditions APE 
2. Posséder un véhicule 
3. Disponible rapidement

Compétences :

1. Diplôme de secrétariat de niveau rédacteur (CESS) 

2. Maîtrise des logiciels

  • Word (niveau expert)
  • Excel, Outlook, PowerPoint (niveau intermédiaire)

3. Bon niveau de dactylographie et bonne orthographe (entre autre sur support enregistré)

Profil professionnel :

1. Capacité d’écoute et de communication 
2. Sens de l’organisation, rigueur, polyvalence 
3. Avoir une bonne concentration 
4. Personne autonome et responsable 
5. Personne accueillante et discrète 
6. Capacité de travailler en équipe 
7. Capacité d’apprentissage et de continuité
8. Respect des procédures de travail

Modalités :

1. Candidature à envoyer à Marie-Claire Sepulchre, Secrétaire générale, soit :

  • par courrier postal à FEDOM ASBL, rue de la Tour n°10, 5380 Noville-Les-Bois
  • par e-mail : secretariat@fedom.be

2. Etre disponible dans le courant du mois de mai 2017

3. Emploi CDI mi-temps (19h00)
    Poste de rédacteur sous le barème 1.50 de la SCP 318.01

4.  Clôture des candidatures le 17 mars 2017